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Projektteams sind der perfekte Sturm von Schwierigkeiten und können Führungskräften vor unzählige Probleme stellen.

– Ein Beitrag von Victoria Bird – BELBIN Associates UK – 

Wie können Sie das Eis brechen und schnell eine enge Beziehung aufbauen? Wie können Sie eine arbeitsteilige, engagierte Atmosphäre entwickeln und psychologisch vorsichtig arbeiten, um Termine einzuhalten? Wie können Sie einen interdisziplinären oder abteilungsinternen Wettbewerb, der die Zusammenarbeit und den Erfolg gefährden könnten, überwinden?

Es kann sehr verlockend sein, den menschlichen Faktor zu ignorieren und sich ausschließlich auf die zu erledigende Arbeit zu konzentrieren, insbesondere dann, wenn alles dagegen spricht, das Projekt im Zeitplan zu halten. Dies verschärft die Probleme, die sicherlich entstehen werden.

Aber, wie können Sie die Erfolgschancen für ein Projektteam steigern?

Flexibilität ist der Schlüssel. Wenn Sie es wünschen, dass Menschen außerhalb ihrer gewohnten Grenzen denken und arbeiten, dann müssen Sie einen Rahmen für die Zusammenarbeit liefern.

Die Verhaltensweisen Ihres Projektteams geben Ihnen darüber Aufschluss, die individuellen Beiträge in unterschiedlicher Weise einzusetzen. Anstelle darauf zu achten, wer aus welcher geografischen Region oder Abteilung stammt, betrachten Sie eher die BELBIN®-Teamrollen und richten Sie Ihre Aufmerksamkeit auf die einzigartigen Stärken, die jeder Mensch zu bieten hat. Dies eröffnet unabhängig von Berufsbezeichnungen und Stellen-beschreibungen neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit und hebt Gemeinsamkeiten – oder Synergien – mit anderen im Team hervor.

Die passende Ergänzung finden

Idealerweise sollten Verhaltensstile so verwendet werden, um ein Projektteam zu formen, aber auch um aufzuklären. Zu oft verfügen Projektteams über ein breites Spektrum an Erfahrung und Fachwissen: Es fehlt ihnen jedoch an der für den Erfolg erforderlichen Verhaltensvielfalt. Wenn das Team bereits zusammengestellt ist, ist es besonders wichtig, die Teamrollenstärken zu verstehen, um das richtige Teammitglied zum richtigen Zeitpunkt aktivieren zu können.

Die anstehende Arbeit mit den Teamrollen verknüpfen

Es ist üblich, ein Projekt im Sinne der zu erledigen Arbeit in einzelne Schritte zu unterteilen. Die Projektarbeit beinhaltet dann Terminpläne und Besprechungen der Beteiligten, um sicherzustellen, dass auch alles nach Plan läuft. Es gibt diesbezüglich viele Werkzeuge, die uns dabei unterstützen. Aber wie oft wird dabei das menschliche Element berücksichtigt? Wenn die Folge der Aufgaben skizziert wird, muss auch Zeit berücksichtigt werden, welche Teamrollen sich am besten zur Erledigung der Aufgabe eignen. Nachdem diese Diskussion stattgefunden hat, geht es direkt zu dem nächsten Schritt. Die Aufgaben können den Personen zugeordnet werden, die eine entsprechende dazu notwendige Teamrolle mitbringen.

Das ist recht einfach – ein Projekt kann so aussehen

In diesem Fall ist es die Rolle des Koordinators, die das Projekt überblicken kann und sicherstellt, dass die Macher-Verhaltensweise eingebunden wird, wenn die Endtermine in Gefahr sind.

Der Teamarbeiter wird verlangt, wenn Diplomatie und Empathie gebraucht werden, um Wogen zu glätten. Der Spezialist ist gefragt, wenn ein tiefer gehendes Wissen gefordert wird.

Wenn Sie sicherstellen, dass die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt aktiv sind, bedeutet dies für alle Beteiligten geringere Frustration (und weniger zeitraubende Besprechungen).

Das Team auf Kurs halten

Feedback ist anfangs kaum möglich (wenn sich die Teammitglieder relativ fremd sind und sich kaum kennen), sollte aber möglich sein, wenn das Team einige Monate zusammenarbeitet. Das gegenseitige Einholen von Fremdeinschätzungen, bietet eine gute Gelegenheit, sich damit zu beschäftigen, wie wer wen wertschätzt, wie die Beiträge aussehen könnten, um Unterschiede zwischen der eigenen und fremden Wahrnehmung zu besprechen.

Wenn Konflikte aufkommen, empfiehlt sich hier eine Chance zur Reflexion, noch bevor interpersonelle Schwierigkeiten die Bemühungen des Teams vom Kurs abbringen. Diskussionen sowohl mit einer Führungskraft als auch mit den Teamkollegen können wichtige Offenbarungen über die Art und Weise, wie das Team arbeitet, liefern.

Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, die Herausforderungen einer Teamarbeit – im Projektteam – zu formulieren

„Ich arbeite am besten, wenn ich kann, weil …“ Für diejenigen, deren Teamrollenprofile gut mit den Ansichten der anderen übereinstimmen, ist es empfehlenswert, Fremdeinschätzungen hinzuzufügen. Die Wahrnehmung anderer liefert eine Möglichkeit, die Stärken hervorzuheben und den positiven Einfluss in dem Team zu stärken.

„Ich werde frustriert oder ausgekoppelt sein, wenn dies passiert, weil … “
Wenn die Stärken ausgespielt werden können (das ist der beste Fall) erwarten wir aber auch, dass sich damit einhergehende Schwächen zeigen. Erklären, wie und warum wir uns abmühen oder Frustrationen und Enttäuschungen erfahren, ist der Schlüssel im Umgang mit den Schwächen zum Vorteil des Teams. Es kann so einfach sein, einen starken Teamarbeiter von schwierigen Entscheidungen zu entlasten oder die Verfolgung von Details von einem Wegbereiter zu einem Umsetzer / Perfektionisten zu verlegen, die gegenüber dieser Aufgabe eine größere Sympathie hegen.

„In meinem anderen Team übe ich eine andere Rolle aus.“ Genießt diese Person die Herausforderung, bestimmte Rollen in einer neuen Teamkonstellation zu erkunden? Was sind die Herausforderungen, die Teamrollen-Identität zu verschieben?

“Ich möchte mehr von diesen Dingen tun”, oder „Sie sehen nicht all diese anderen Dinge, die ich tun kann“. Vielleicht nutzt das Projekt nur einen Teil der Teamrollenstärken eines Mitgliedes oder diese Stärken wurden nicht eindeutig in einem neuen Team ausgesprochen? Wie kann der Einzelne die vorhandenen Stärken zum Vorteil des Teams präsentieren und entwickeln?

„Ich kann das zwar jetzt tun, aber das ist nicht meine Natur und Stärke.” In manchen Fällen können Projektteams größere Teamrollenbelastungen beheben, wenn eine Person aus einer Rolle herausgenommen wird, um eine andere Anforderung einer Teamrolle zu erfüllen. Wenn die Belastung nur kurzfristig ist, von dem Team erkannt und die Lösung akzeptiert wurde, kann dies die negative Aussage der betroffenen Person lindern.

Geläufige Probleme in Projektteams beheben

Was passiert also, wenn bei besten Bemühungen das Projektteam auf ein Hindernis stößt? Zunächst ist es wichtig, die Verhaltensprobleme, die dem Problem zugrunde liegen an der Wurzel zu packen und dann zu prüfen, ob eine Lösung in unterschiedlichen Verhaltensansätzen liegt.

Sich zu lange in der Anfangsphase aufhalten

Wenn das Team einen Überhang an Neuerer- und Wegbereiter-Verhaltensweisen hat und ihm die aktionsorientierten Verhaltensweisen, wie Macher, Umsetzer und Perfektionist fehlen, kann es passieren, dass das Team schon in der Startphase hängen bleibt. Die kreativen Personen möchten jeweils ihre Ideen an die Spitze bringen oder verlieren sich in Erläuterungen auf der Suche nach dem des besten Ansatzes. Hier ist jetzt ein Macher-Beitrag notwendig, um eine Lösung einzufordern. Auch werden Umsetzer und Perfektionisten verlangt, um Pläne auf einem hohen Qualitätsniveau in die Tat umzusetzen.

Handlungsunfähigkeit durch Analyse/Tot durch Diskussionen

Wenn ein Team mit einer Beobachter- (und auch Koordinator-) Verhaltensweise überrepräsentiert ist, könnte es schwierig werden, von den gemeinsamen Diskussionen in die notwendigen Aktionen zu wechseln. So, wie in diesem Fall Termine überschritten werden, so kann sich diese Situation für die anderen Teammitglieder, die schnell vorankommen möchten, als frustrierend herausstellen.

Zu früh geplant oder festgefahren im Detail

Wenn allerdings den Beiträgen von Umsetzern und Perfektionisten, die später im Projekt wichtig sind, erlaubt wird, zu früh in Aktionen zu treten, kann sich das Team in unzureichend untersuchten Situationen festfahren. Es schafft es dann nicht, Dinge zu erledigen, um Resultate zu erzielen.

Überspringen von ausreichenden Untersuchungen

Wenn sich das Team in der Untersuchung des Projektthemas befindet, können Wegbereiter-und Spezialistenbeiträge erforderlich werden, um die Wettbewerbsfähigkeit des Teams mit speziellem Wissen und Erfahrungen sicher zu stellen. Ohne diese Beiträge riskiert das Team, die intelligenten Kernstücke zu übersehen, die den Erfolg beeinträchtigen könnten.

Finden Sie die Balance Ihres eigenen Teams

Sicherlich sind die Anforderungen an jedes Team unterschiedlich – die verlangte präzise Teamrollenbalance ist von speziellen Parametern des Projektes abhängig. Ist aber nur das wichtig? Verhaltensvielfalt in allen Phasen des Lebenszyklus des Projektteams zu berücksichtigen, eröffnet Ihnen beste Aussichten auf einen Projekterfolg!